4人の部署内コミュニケーションにおけるSlackと対面との使い分け

雑記

みなさん,こんにちは.
シンノユウキ(y_stadio)です.

4人の部署にチャットツール:Slackを導入しました.それにより,それまでメールか対面しかなかった社内コミュニケーション手段に,少し現代的な手段が追加されることになりました.今ではメールがSlackに代替され,Slackと対面でのコミュニケーションの2つになっています.

その場合,気になるのがそれらの2つのコミュニケーション手段の使い分けです.Slackを導入した目的は主にコミュニケーションの円滑化ですので,それがSlackを使うことで妨げられるシーンがあるのなら,他のツールと使い分けるべきでありましょう.

私自身,Slackのようなチャットツールを仕事で使用するのは初めての経験ですので,その使い分けのようなものには少し悩んでしまう部分があります.

そこで今回は,Slackで行うべきコミュニケーションと,対面で行うべきコミュニケーションについて,その使い分けを整理したいと思います.最初にざっと要約すると以下のような感じになるでしょうか.

  • Slack:単一の報告で済むもの・急ぎでないもの・ログとして残しておきたいもの
  • 対面:議論・急ぎなもの・非言語コミュニケーションが必要なもの・体裁を取りつくろう必要があるもの

ではいきましょう!

部署内の状況

コミュニケーション手段の使い分けを紹介する前に,まずは社内の状況をお示しする必要があるかと思います.ざっと羅列すると以下のような感じです:

  • たった4人の部署で席はすぐ近く
  • Slack導入はこの部署のみ
  • 部署間のコミュニケーションは対面が主流
  • 社内(部署間)でのメールのやり取りはほぼ無い
  • 大体が個人作業でチーム作業は少なめ
  • リモートワーク・在宅作業はなし
  • 休み,早退は多め

Slackを導入しているのがこの部署のみっていうのが,かなり残念なところです.より多くの部署・人数で使えてこそ効果を発揮するものだと思うのですが,現状では単一の部署内のみでの導入に限られています.

Slack

Slackで行うべきコミュニケーションは,主に以下の3つです:

  • 報告するだけで済むもの
  • 急ぎでないもの
  • ログとして残しておきたいこと

①報告するだけで済むもの

まず,報告するで済むもの.具体的には「作業が終了しました」とか「今日は○○をやる予定です」とか「○月○日に〇〇へ行きます」などです.返事が「了解です」などの一言二言で済むようなものがこれに該当します.これだけを伝えるためだけに,それぞれの作業を中断させて報告するのはもったいないと思います.なので,このような報告するだけで済むような要件にはSlackを活用すると良いかと思います.

②急ぎでないもの

次に急ぎでないもの.基本的に,全員がすべてのメッセージについて通知を受け取る設定にしています.なので,急ぎでない要件についても一応はすぐに目を通すかと思いますが,弊社の場合,「通知が来たら必ず見なければならない」という前提は共有されていません.なおかつ,急ぎであれば直接話したほうが速いし楽なので,Slackで送信される内容は急ぎでないものにする必要があります.

③ログとして残しておきたいもの

最後にログとして残しておきたいものです.明確な日付の締切がある場合,対面で伝えるよりもSlackなどでログを残しておいたほうが便利です.「あの締切っていつだっけ?」っていうのがなくなります.その他,作業の途中経過などをログとして残しておくと,有給や早退なんかをしても作業を引き継ぎやすくなりますし,進捗状況も共有できます.なので,ログを残すツールとしてSlackを活用するとよいかと思います.

●Slack活用のポイント

Slackを使用するポイントは「相手の時間を奪わない」かと思います.単純な報告や,急ぎでない要件は,それを受け取る側からすればその人のタイミングで聞いても差し支えないもの.こういったものは積極的にSlackを使って良いかと思います.加えて,メールで送るほどのものでもないような簡単なログも,Slackなら手軽に残すことができますので,積極的に活用すると良いでしょう.

対面

対面で行うべきコミュニケーションは,主に以下の4つです:

  • 議論
  • 急ぎなもの
  • 非言語コミュニケーションが必要なもの
  • 体裁を取りつくろう必要があるもの

①議論

複数人で議論する場合,かならず対面で行うべきだと考えます.Slackで複数人を交えた議論をしたことがありましたが,まったくまとまりませんでした.なおかつ,対面で行えば1分で内容がまとまるような内容を,3~5分もかけてちまちまと返信する始末.「暇な時に自由に意見を出して!」みたいのならSlackでいいかもですが,ある程度の結論が必要となる議論だと対面のほうが速いです.

もしかしたら,Slackを使う人全員が文章でのコミュニケーションに慣れており,言語化も楽にできる方なら成り立つのかもしれませんが,1人でもそうでない場合,一気に苦しくなります.

一方で,対面でなく,文章でのコミュニケーションが得意で,かつそちらを好むような人同士の議論の場合.対面だとうまく話せないけれど,Slackだと大丈夫!という人の場合は,もしかしたらSlackを活用しても良いかもしれません.より議論が深まり,それに加えて議論の流れが可視化され,ログが残るというメリットがあります.ただし,やはり基本的には議論は対面で行った方が良いようには感じています.

②急を要するもの

急を要する内容は,直接対面で話した方がいいです.Slackで「メンションをつける場合は急用」などのルールを作るのも悪くないかもですが,それでも何らかの理由でメッセージを読めない場合があるかもしれません.なので,基本的には急を要する内容は対面で話した方が良いと思います.「読んでくれたかな?まだ読んでないかな?」とヤキモキしながら待つのも精神衛生上よろしくないですよね.

③非言語コミュニケーションが必要なもの

Slackでは非言語コミュニケーションは不可能なので,それが必要な時は対面でコミュニケーションをとると良いでしょう.「目は口ほどに物を言う」ということもあるように,コミュニケーションにおいては,テキスト以外での情報も重要な意味を持ちます.特に,テキストのみでのコミュニケーションだと,情報の持つ細かいニュアンスは伝わらなかったりします(または,伝えようとしても長文が必要になる).このような場合だと,対面で身振り手振りを交えながら話した方が楽だし速い場合が多いですし,いらぬ誤解も生みにくいでしょう.

④コミュニケーション自体に意味がある場合

コミュニケーション自体が意味を持つ場合は,対面でコミュニケーションを行いましょう.具体的には「感謝の意」を伝える際です.ここで重要なのは「ありがとうございます」と相手に言葉で伝えることではなく,文字通り「感謝の気持ちを伝えること」です.なので,それが伝わるのであればテキストでのコミュニケーションでも問題ありませんが,自分がそれをテキストで伝えられない場合や,相手がテキストからそれを読み取るのが困難に思える場合は対面でコミュニケーションする方が良いでしょう.

●対面コミュニケーション活用のポイント

現状,複雑なコミュニケーション(議論や非言語コミュニケーション)を取る場合は対面で行うことが必要になります.ログが残らないという大きなデメリットはありますが,それでもコミュニケーションに関わる人全員が時間を取れる場合,最も早く意思の伝達を行えます.ただし,それゆえに事前の準備をそれぞれが行っていないと,意見のすべてが浅くなるデメリットもあります.

まとめ

今回はたった4人しかいいない部署の,部署内コミュニケーション手段の使い分けについて整理してみました.たった4人の部署で,かつ他部署がSlackを導入していないという,Slackの良い面を活かしきれていない中での整理となりましたので,やや対面コミュニケーションのメリットが強調される形となりました.

今後,他部署にもSlackが導入されると,Slackを活用したコミュニケーションがよりやりやすくなるかと思いますので,それを期待したいと思います.

 

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